5.3 Scope van het jaarverslag

Met ons jaarverslag leggen we verantwoording af aan onze stakeholders over onze activiteiten van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023. Het jaarverslag is op 5 maart 2024 gepubliceerd. Het jaarverslag over de periode 1 januari tot en met 31 december 2022 werd op 9 maart 2023 uitgebracht en is beschikbaar op onze website (www.reporting.portofrotterdam.com).

Dankzij de dialoog en samenwerking met onze lokale, nationale en internationale stakeholders creëren we waarde op de korte en lange termijn. We bieden inzicht in interne en externe ontwikkelingen, voortgang op onze doelen, situaties waaruit we lessen voor de toekomst trekken en dilemma's waarmee we te maken hebben. Ook laten stakeholders hun licht schijnen over voor het Havenbedrijf Rotterdam belangrijke onderwerpen. Middels ons jaarverslag beogen we transparant te maken welke bijdrage het Havenbedrijf Rotterdam leverde aan het realiseren van de meest veilige, efficiënte en duurzame haven. Deze ambitie streven we samen met onze partners na.

De scope van het jaarverslag betreft de activiteiten van het Havenbedrijf Rotterdam. De materialiteitsanalyse voor het jaarverslag baseren wij ook op de activiteiten van het Havenbedrijf Rotterdam, exclusief de buitenlandse deelnemingen. Dit betekent concreet dat wij in dit verslag niet rapporteren over maatschappelijke onderwerpen die spelen in de landen waar deze deelnemingen zijn gevestigd. Het Havenbedrijf Rotterdam maakt gebruik van de vrijstelling van de plicht om de gegevens te consolideren van deelnemingen indien de in de consolidatie te betrekken maatschappijen gezamenlijk een financiële betekenis hebben die te verwaarlozen is op het geheel van het Havenbedrijf Rotterdam (RJ 217.304). 

Eigen bedrijf, havengebied en keten

Het Havenbedrijf Rotterdam beheert en ontwikkelt het Rotterdamse havengebied en wil de positie van haven van wereldklasse handhaven en versterken. Het Havenbedrijf Rotterdam kan op drie gebieden invloed uitoefenen: op het eigen bedrijf, op het havengebied en in de keten. De mate van invloed en het effect op onze omgeving en het milieu variëren per gebied.

Het effect van onze eigen bedrijfsvoering op de omgeving en het milieu is beperkt. De effecten van onze investeringen in het havengebied en op het transport van en naar het gebied zijn veel groter. Door samenwerking en dialoog met stakeholders oefenen wij onze invloed uit op het havengebied en de (transport)keten. Daaraan besteden wij ook aandacht in dit jaarverslag. De focus ligt hierbij op de prestaties en resultaten van het Havenbedrijf Rotterdam. Maar de scope en reikwijdte zijn breder. De materialiteitsanalyse maakt dit duidelijk. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de meest materiële thema’s (categorie 1) en geeft aan op welke niveaus een thema speelt. Onder HbR verstaan wij onze eigen bedrijfsvoering, inclusief onze inkoopketen. Met HIC wordt het niveau van het haven- en industriecomplex inclusief Dordrecht aangeduid en met keten doelen we op de logistieke keten.

Het overgrote deel van de thema’s speelt op een niveau van het haven- en industriecomplex of op het niveau van de keten. Dit betekent dat wij op thema’s acteren waarbij de mogelijke impact hoog is, maar onze invloed redelijk tot beperkt is. Daarom nemen wij ook informatie op over wat we samen met de stakeholders doen binnen het haven- en industriecomplex en in de keten.

Vergelijkingen andere havens of bedrijven

Waar mogelijk geven wij informatie over onze concurrentiepositie en vergelijkingen met andere havens of bedrijven. Deze vergelijkingen dienen als reflectie voor onze eigen prestaties en positie. Wij zijn bewust terughoudend met het opnemen van informatie over andere havens en/ of andere bedrijven in ons jaarverslag.

Verslaggevingsgrondslagen

Het jaarverslag ontwikkelden we aan de hand van de meest recente richtlijnen en standaarden, alsmede enkele duurzaamheidskaders en verwachtingen vanuit samenwerkingsverbanden. Een selectie lichten we hieronder kort toe.

Richtlijnen en standaarden

GRI 2021

Het GRI is wereldwijd een toonaangevende organisatie voor duurzaamheidsverslaggeving. GRI gaat uit van het materialiteitsprincipe: men rapporteert uitgebreider over onderwerpen die de organisatie en haar stakeholders als materieel aanmerken. De materiële onderwerpen koppelen we waar mogelijk aan gestandaardiseerde GRI-disclosures, samengevat in de GRI Content Index. Het verslag is opgesteld in overeenstemming met GRI 2021.

Corporate Governance Code

Hoewel het Havenbedrijf Rotterdam niet beursgenoteerd is, voldoet de inrichting van ons bestuursmodel aan de Nederlandse Corporate Governance Code.

EU-richtlijn over niet-financiële informatie (NFRD)

De EU-richtlijn (2014/95/EU) voor grote 'organisaties van openbaar belang' (OOB's) over het rapporteren van niet-financiële informatie is in 2017 in Nederlandse wetgeving omgezet. Het Havenbedrijf Rotterdam is niet geclassificeerd als OOB, maar heeft ervoor gekozen om aan deze richtlijn te voldoen. Daarom rapporteert het Havenbedrijf Rotterdam, in verschillende onderdelen van het verslag, over het beleid en resultaten ten aanzien van milieu, sociaal en personeel, mensenrechten, anticorruptie en diversiteit. Ons jaarverslag voldoet hiermee aan deze richtlijn.

Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)

Vanaf 1 januari 2026 (jaarverslag 2025) zijn wij verplicht om volgens de CSRD richtlijnen te rapporteren. Deze richtlijn vereist van ons dat we rapporteren over milieu, sociaal en governance. Te denken valt aan CO₂-uitstoot, sociaal kapitaal en de impact die wij hebben op de biodiversiteit en mensenrechtenschendingen in de keten. De CSRD volgt de Non-Financial Reporting Directive (NFRD) op.

Voor de CSRD zijn in 2022 voorlopige 'European Sustainability Reporting Standards' uitgebracht. Op 31 juli 2023 heeft de Europese Commissie (EC) de definitieve delegated act van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) vastgesteld. Deze standaarden zijn ontwikkeld in samenwerking met GRI; waardoor er overlap bestaat tussen de GRI 2021 en CSRD. Wij volgen de ontwikkelingen van deze standaarden nauwgezet en bereiden onze processen voor op transparante rapportage vanaf verslagjaar 2025.

EU Taxonomy voor duurzame activiteiten

De EU-Taxonomy is een classificatie van - volgens de EU - ‘ecologisch duurzame activiteiten’. We dienen te delen in welke mate onze Omzet, OpEx en CapEx gerelateerd zijn aan deze geclassificeerde activiteiten. Door deze transparantie kunnen investeerders of financiële instellingen een beter beeld krijgen van ‘science based’ ecologisch duurzame activiteiten. In de ‘Delegated Acts’ worden de criteria voor ecologisch duurzame activiteiten uiteengezet. De EU-Taxonomy kent twee classificaties: ‘taxonomy-eligible’ en ‘taxonomy-aligned’. Een economische activiteit kan worden geclassificeerd als taxonomy-eligible wanneer deze is opgenomen in een Delegated Act.

De opgenomen informatie in dit verslag valt niet onder de scope van de accountantsverklaring. 

Duurzaamheidskaders en samenwerkingsverbanden Sustainable Development Goals

De zeventien Sustainable Development Goals (SDG's) van de Verenigde Naties vormen het internationale referentiepunt voor duurzame ontwikkeling voor alle landen in de wereld. In het afgelopen jaar brachten we focus aan in de doelstellingen waar we als het Havenbedrijf Rotterdam aan willen bijdragen. Uit de zeventien SDG’s maakten we een selectie van vijf SDG’s. Deze SDG’s krijgen in ons verslag extra aandacht.

Task Force on Climate-related Financial Disclosures

De Task Force on Climate-related Financial Disclosures (TCFD) geeft principes en richtlijnen uit voor bedrijven om te rapporteren over klimaatgerelateerde risico’s. Het Havenbedrijf Rotterdam erkent het belang van transparantie rondom klimaatgerelateerde risico's en kansen. Vandaar dat we de elementen langs onze rapportage hebben gelegd en hebben samengevat. Lees hier meer over de aanbevelingen van de TCFD.

World Business Council for Sustainable Development

Het Havenbedrijf Rotterdam is lid van de World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) Dit is een internationale, CEO-geleide organisatie van ongeveer 200 vooraanstaande bedrijven, die samen de transitie naar een duurzamere wereld versnellen. Het WBCSD lidmaatschap biedt ons de gelegenheid om kennis uit te wisselen en mondiale waardeketens te integreren.

De WBCSD verwacht van haar leden dat zij voldoen aan 5 lidmaatschapscriteria op de onderwerpen klimaat, natuur & biodiversiteit, mensenrechten, inclusiviteit en transparantie.

Corporate Social Responsibility

Als organisatie die midden in de samenleving staat, voelen en nemen wij verantwoordelijkheid voor onze impact op de maatschappij. Ons Corporate Social Responsibility (CSR)- statement laat zien voor welke principes wij bij het Havenbedrijf Rotterdam staan en is gebaseerd op internationale CSR-raamwerken, zoals United Nations Global Compact (UNGC) en de OESO-richtlijnen (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling). In ons CSR-statement benoemen wij drie CSR-thema’s die leidend zijn bij onze maatschappelijke waardecreatie: Veilige & Gezonde Omgeving, Klimaat & Energie en Mens & Werk. Met ons werk dragen wij bij aan de Sustainable Development Goals (SDG’s).

Kwaliteitsborging van het jaarverslag

De kwaliteit van ons jaarverslag wordt geborgd door ons Management Control Systeem en bestaande bronsystemen. De beoordeling op ons jaarverslag vindt plaats door de Interne Audit Dienst en de externe accountant.

Management Control Systeem

Dit jaarverslag steunt grotendeels op beschikbare informatie uit ons Management Control Systeem. Dit bestaat onder andere uit een jaarlijkse planning- en controlproces, controleraamwerken en beleid en richtlijnen. Hiermee vindt sturing en beheersing plaats van materiële onderwerpen en onze impact op de omgeving. Daarnaast is er binnen het Havenbedrijf Rotterdam een risicobeheersingssysteem om de kans op verkeerde beslissingen te reduceren. Afdelingen worden hierbij ondersteund door een risicomanagementadviseur en controllers. De Interne Audit Dienst voert periodiek audits uit. Lees hier meer over ons controle- en risicobeheersingssysteem.

Bronnen

Dit jaarverslag steunt op informatie en daaraan ten grondslag liggende definities en meetmethodes die in ons Management Control Systeem worden gebruikt. Over de geselecteerde materiële thema's en topics zijn data verzameld uit bestaande bronsystemen, managementrapportages (onder andere de kwartaalrapportages aan de Algemene directie en de Raad van Commissarissen) en andere documentatie van afdelingen binnen het Havenbedrijf Rotterdam.

Voor nautische data gebruikten we het operationele systeem van de Havenmeester (HaMIS). Voor commerciële, ruimtelijke, financiële en personele data benutten wij ons ERP-systeem (SAP). Wij onttrekken deze data elk kwartaal aan onze operationele systemen. Het Havenbedrijf Rotterdam acht het van belang om transparant te zijn over de kwantitatieve prestaties en voortgang voor zowel aspecten binnen als buiten de directe invloedsfeer. Het Havenbedrijf Rotterdam is voor de informatie die buiten de directe invloedsfeer valt afhankelijk van informatie aangeleverd door externe partijen. Dit brengt inherente beperkingen met zich mee ten aanzien van het waarborgen van de betrouwbaarheid van deze informatie. Het Havenbedrijf Rotterdam kan weinig tot geen invloed uitoefenen op de totstandkoming ervan. Ten aanzien van de meest materiële aspecten heeft het Havenbedrijf Rotterdam vastgesteld dat inherente beperkingen geen materiële invloed uitoefenen op de betrouwbaarheid van de informatie. Lees hier over de bron en meetfrequentie voor iedere KPI.

Toekomstgerichte informatie

In dit jaarverslag rapporteren wij over inspanningen en realisatie van doelstellingen in 2023. Daarnaast geven wij onze plannen en visie weer voor de toekomst. Deze zogenaamde toekomstgerichte informatie is te herkennen aan woorden als: beogen, verwachten, willen, overwegen, continueren, voorspellen, doel, doelstelling, verwachting, scenario, plan, visie, ambitie, voornemen en voorspelling. Inherent aan toekomstverwachtingen is dat de uitkomsten onderhevig zijn aan risico's en onzekerheden en realisatie niet zeker is. Daarom verstrekt de externe accountant over de realisatie van toekomstgerichte informatie geen zekerheid.